ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

Διοργάνωση Συνεδρίων - Σεμιναρίων - Ημερίδων Διοργάνωση Εταιρικών Meetings 
Διοργάνωση Κοινωνικών Εκδηλώσεων Διοργάνωση Εταιρικών Events
Γραφείο Γενικού τουρισμού

 

Παροχές

1. Γραμματειακή Υποστήριξη

Το πολυμελές, πολύγλωσσο και πεπειραμένο προσωπικό της εταιρίας μας, θα εξασφαλίσει την οργανωτική και οικονομική επιτυχία της Επιστημονικής σας Εκδήλωσης.

Η υπεύθυνη της διοργάνωσης συνεδρίων, μαζί με τους συνεργάτες της, θα βρίσκεται σε συνεχή επικοινωνία με τον Πρόεδρο και τα μέλη της Οργανωτικής Επιτροπής καθ’ όλη τη διάρκεια της προετοιμασίας, ώστε να ενημερώνει για την πορεία των εργασιών, να προτείνει και να υλοποιεί πρόσθετες ανάγκες που μπορεί να προκύψουν.

Η γραμματεία δραστηριοποιείται στους τομείς πού θα αναλάβει, πάντοτε με την αρωγή, σύμφωνη γνώμη και την καθοδήγηση του Προέδρου της Οργανωτικής Επιτροπής.

Ακολουθεί περιγραφή υπηρεσιών από τη διαχείριση της γραμματείας.

Γραπτή και Προφορική Επικοινωνία

  • Αποστολή με fax για ενημέρωση και προτάσεις συμμετοχής στους χορηγούς καθώς και επισυναπτόμενη κάτοψη του συνεδριακού και εκθεσιακού χώρου. Επικοινωνία για την αποδοχή της χορηγίας τους στην εκδήλωση και διαπραγμάτευση για την οικονομική τους συμβολή. Επίβλεψη του set up του εκθεσιακού χώρου και προετοιμασία του συνολικού χώρου πριν την έναρξη της εκδήλωσης
  • Συγγραφή επιστολών προς όλους τους προσκληθέντες για προσφωνήσεις στην τελετή έναρξης
  • Διευθέτηση της όλης αλληλογραφίας και κατάρτιση λίστας ονομάτων Ιατρικών Φορέων και Οργανισμών για την αποστολή όλου του ενημερωτικού υλικού του Συνεδρίου (Α’ Ανακοίνωση, Προκαταρκτικό Πρόγραμμα, Τελικό Πρόγραμμα)
  • Επιστολή και επικοινωνία με τηλέφωνο, με email ή fax προς όλους τους ομιλητές και τους προέδρους της επιστημονικής εκδήλωσης, σχετικά με την εισήγησή τους (ενημέρωση θέματος- ημέρας- ώρας- τόπου)
  • Επιστολές για ενημέρωση όλων των εταιριών που θα στήσουν τα Stands (ημέρα-ώρα).
  • Συμπλήρωση εντύπων και αποστολή τους στον ΕΟΦ για την έγκριση της εκδήλωσης. Αποστολή της έγκρισης προς όλες τις φαρμακευτικές εταιρίες
  • Συμπλήρωση εντύπων και αποστολή στον ΠΙΣ για μοριοδότηση της εκδήλωσης

Έντυπο Υλικό
Σύνταξη, επιμέλεια, συντονισμός και σχεδιασμός του λογότυπου του Συνεδρίου, της μακέτας και όλων των εντύπων από έμπειρο επαγγελματία για τη δημιουργία του εξώφυλλου, της αφίσας, των προγραμμάτων, των φακέλων, της πρόσκλησης, κονκάρδες, διπλώματα, συγκέντρωση και επεξεργασία του επιστημονικού υλικού, των γενικών πληροφοριών καθώς και του σχεδιασμού των δελτίων συμμετοχής και διαμονής.

Συνεργάτες
Η εταιρία μας διαθέτει ένα άρτιο δίκτυο εξειδικευμένων συνεργατών με τους οποίους συνεργάζεται άψογα, καθ’ όλη τη διάρκεια της προετοιμασίας του Συνεδρίου σε όλους του τομείς. Υπάρχει συνεχής επίβλεψη τήρησης των υποχρεώσεων όλων των εξωτερικών συνεργατών μέχρι και την διεκπεραίωση του.

Προετοιμασία φακέλων
Τοποθέτηση Α’ και Β’ Ανακοίνωσης καθώς και της πρόσκλησης τελετής έναρξης σε φακέλους και ομαδική αποστολή τους μέσω ΕΛΤΑ σε όλους τους συνέδρους και τις χορηγούς εταιρίες.

Εκτύπωση ετικετών

  • Εκτύπωση όλων των ετικετών και κατάταξη ανά ομάδες για αποστολή προγράμματος
  • Μηχανογραφική εκτύπωση ονομάτων για τις κονκάρδες των συνέδρων σε διάφορους χρωματισμούς ανάλογα με κάθε κατηγορία
  • Εκτύπωση επιγραφών με τα ονόματα των προέδρων για το panel

Τσάντα Συνεδρίου

  • Μέριμνα και επιλογή της τσάντας με εκτύπωση του λογότυπου της εκδήλωσης
  • Τοποθέτηση προγράμματος, μπλοκ, στυλό, διαφημιστικών εντύπων των χορηγών

Πρόσληψη προσωπικού
Επιλογή και πρόσληψη των κατάλληλων ατόμων, σε αναλογία με τον αριθμό των συνέδρων για την κάλυψη γραμματειακής υποστήριξης κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Προεγγραφές - Εγγραφές Onsite
Ατομικές και ομαδικές προεγγραφές, παραλαβή δελτίων συμμετοχής και καταγραφή όλων των συνέδρων σε βάση δεδομένων σε Σύγχρονο Συνεδριακό Ηλεκτρονικό Σύστημα. Συνεχής ενημέρωση της Επιτροπής με παροχή αναλυτικών στοιχείων όπως καταστάσεις συμμετεχόντων στο Συνέδριο (ονομαστικά, κατά ιδιότητα, κτλ). Παραλαβή του δικαιώματος συμμετοχής και κατάθεση στον λογαριασμό της εκδήλωσης. Εγγραφές πραγματοποιούνται και καθ’ όλη τη διάρκεια του Συνεδρίου. Δημιουργία και προετοιμασία Διπλωμάτων καθώς και μηχανογραφική εκτύπωση ετικετών στους Συνέδρους. Έκδοση αποδείξεων πληρωμής και παροχή ενημερωτικού υλικού στους συμμετέχοντες.

Διαχείριση Abstracts

  • Δημιουργία εντύπου με πληροφορίες για την αποστολή περιλήψεων εργασιών
  • Υποδοχή περιλήψεων και αρχειοθέτηση ανά θέματα και διαδικασία επιλογής με ηλεκτρονική μορφή
  • Αποστολή επιστολών για παραλαβή περιλήψεων
  • Αρχειοθέτηση περιλήψεων ανά θεματολογία
  • Διαχείρηση και καταχώρηση περιλήψεων σε ειδικό μηχανογραφικό σύστημα
  • Αποστολή και παραλαβή των περιλήψεων προς και από τους κριτές
  • Αλληλογραφία με επιστολές ή email στους συγγραφείς για την αποδοχή των εργασιών τους και πληροφορίες για την ανάρτησή τους η την παρουσίαση τους
  • Επεξεργασία και παραγωγή CD-ROM με όλες τις εργασίες για διανομή στους συνέδρους
  • Δυνατότητα παρουσίασης αναρτημένων εργασιών σε μορφή ηλεκτρονικών posters

Πανό Συνεδρίου - Αφισοκόλληση

  • Κατασκευή και τοποθέτηση πανό και banners με τα στοιχεία του Συνεδρίου και ανάρτηση αυτών στην κεντρική είσοδο του συνεδριακού χώρου, στο πάνελ των ομιλητών και σε όποιον άλλο χώρο επιθυμεί η Οργανωτική Επιτροπή
  • Η αφισοκόλληση γίνεται σε όλα τα νοσοκομεία, σε όλες τις κλινικές και τα κέντρα υγείας ΕΣΥ της πόλης και όπου αλλού υποδείξει η οργανωτική επιτροπή

ΕΛΤΑ
Μεταφορά και αποστολή μέσω ΕΛΤΑ όλων των προγραμμάτων.
Αποστολή παντός τύπου επιστολών και υλικού που θα χρειασθεί με courier.

2. Συνεδριακός Χώρος

  • Έρευνα για επιλογή του χώρου σύμφωνα με τις ανάγκες του Συνεδρίου
  • Διαπραγματεύσεις και υπογραφή συμβολαίων για τις αίθουσες που θα χρησιμοποιηθούν για τις εργασίες της επιστημονικής εκδήλωσης
  • Αποτύπωση σχεδίου και κατανομή του χώρου για τα stands των χορηγών
  • Διαχείριση και κρατήσεις δωματίων για τους συνέδρους
  • Διαρκής επικοινωνία με τους υπεύθυνους του ξενοδοχείου για την πλήρη προετοιμασία του χώρου

3. Εκτυπώσεις

Μέριμνα για την εκτύπωση υλικού που αφορά το συνέδριο:

  • Αφίσες
  • Α’ Ανακοίνωση - τρίπτυχο
  • Β’ Ανακοίνωση - τελικό πρόγραμμα
  • Δελτίο εγγραφής
  • Δελτίο διαμονής
  • Δελτίο abstracts
  • Φόρμα παραγγελίας DVD - ROM
  • Πιστοποιητικά παρακολούθησης
  • Κονκάρδες συμμετεχόντων
  • Φάκελοι
  • Πινακίδες με τα ονόματα των ομιλητών για το panel
  • Προσκλήσεις
  • Εκτύπωση σε τόμο ή CD- ROM των πρακτικών
  • Βραβεία από πάπυρο
  • ‘Εντυπα περιλήψεων

4. Τεχνική - Τεχνολογική Υποστήριξη

Οπτικοακουστικά μέσα

  • Γραφείο υποδοχής προβολών που η εταιρία μας αναθέτει σε υπεύθυνους και έμπειρους τεχνικούς, την παραλαβή και ταξινόμηση των slides των ομιλητών, την προβολή αυτών μέσω projector αλλά και τη χρήση video projector και Η/Υ για την παρουσίαση εργασιών σε PowerPoint
  • Η αίθουσα των εργασιών θα διαθέτει πλήρες μικροφωνικό σύστημα
  • Εγκατάσταση δύο γιγαντοοθονών οπίσθιας και διπλής προβολής πίσω από το panel των ομιλητών
  • Ο χώρος της γραμματείας θα είναι εξοπλισμένος με φορητούς υπολογιστές για την κάλυψη των αναγκών και την καλύτερη εξυπηρέτηση των συνέδρων

Η τεχνική ομάδα θα παρευρίσκεται διαρκώς στην αίθουσα για τη σωστή λειτουργία των οπτικοακουστικών μέσων, των μικροφωνικών εγκαταστάσεων και του φωτισμού

5. Internet

  • Ενημέρωση του site της εκδήλωσης με το πλήρες πρόγραμμα και όλες τις σχετικές πληροφορίες για την εκδήλωση
  • αραγωγή CD-ROM με το πλήρες VIDEO της εκδήλωσης και με τις διαφάνειες των ομιλητών (εάν δοθούν)
  • Δυνατότητα Video Conferencing

6. Γραφείο Τύπου

  • Ανάθεση σε έμπειρο δημοσιογράφο για την οργάνωση της συνέντευξης τύπου σε προκαθορισμένο τόπο και χρόνο
  • Συνεχής κάλυψη της εκδήλωσης από ικανό δημοσιογράφο για την αποστολή δελτίων τύπου, με στόχο την ευρεία προβολή της στα ΜΜΕ
  • Παρακολούθηση του τύπου για αναφορές σχετικά με την επιστημονική εκδήλωση
  • Αποδελτίωση των σχετικών άρθρων από εφημερίδες και περιοδικά για το αρχείο της εταιρίας

7. Φωτογραφική Κάλυψη

  • Πλήρης φωτογραφική κάλυψη από έμπειρο επαγγελματία φωτογράφο και δυνατότητα παραγγελίας φωτογραφιών από κάθε ενδιαφερόμενο
  • Προώθηση φωτογραφιών στον τύπο, σε εφημερίδες και περιοδικά ευρείας κυκλοφορίας με στόχο την προβολή της επιστημονικής εκδήλωσης

8. Μεταφραστικό Γραφείο

Πλήρες μεταφραστικό σύστημα (καμπίνες, ακουστικά κ.α.) με επαγγελματίες διερμηνείς εξειδικευμένους ανά θέματα, οι οποίοι πραγματοποιούν την ταυτόχρονη μετάφραση των ομιλητών σε όποια γλώσσα κρίνεται αναγκαίο.

9. Διακόσμηση

Γενική επίβλεψη και επιμέλεια του ευρύτερου χώρου της εκδήλωσης και στολισμός με συνθέσεις λουλουδιών κυρίως στο κεντρικό panel.

10. Αεροπορικά Εισιτήρια - Ξενοδοχεία

Φιλοξενία εισηγητών

  • Επικοινωνία με τους ομιλητές για τις ημέρες άφιξης και αναχώρησής τους, για την έκδοση και αποστολή των αεροπορικών εισιτηρίων μέσω courier καθώς και για τη μεταφορά τους από το αεροδρόμιο στο ξενοδοχείο και το αντίθετο
  • Φροντίδα για την κράτηση δωματίων σύμφωνα με τις ημέρες διαμονής τους
  • Υποδοχή ομιλητών από και προς το αεροδρόμιο (εάν χρειασθεί)
  • Κρατήσεις και διαχείριση ικανού αριθμού δωματίων για τη φιλοξενία όλων των συνέδρων

11. Δώρα Εισηγητών

Προτάσεις και επιλογές αναμνηστικών δώρων για τους εισηγητές, κατόπιν έγκρισης της Οργανωτικής Επιτροπής.

12. Κοινωνικό Πρόγραμμα

  • Φροντίδα για το καλλιτεχνικό πρόγραμμα των κοινωνικών εκδηλώσεων
  • Παράλληλα με το Επιστημονικό Πρόγραμμα η εταιρία μας μπορεί να οργανώσει διάφορες τουριστικές και κοινωνικές εκδηλώσεις για τους συνέδρους και τους συνοδούς τους με ειδικευμένους και επαγγελματίες ξεναγούς
  • Επιλογή χώρου και επίβλεψη της κάθε κοινωνικής εκδήλωσης που θα διεξαχθεί στα πλαίσια του Συνεδρίου

13. Οικονομική Διαχείριση

Χάρη στις γνώσεις μας στον τομέα των χρηματοοικονομικών, εγγυόμαστε ασφάλεια και συνέπεια στα οικονομικά και λογιστικά θέματα των συνεδρίων

  • Ανάληψη πάσης φύσεως πληρωμών για λογαριασμό της Οργανωτικής επιτροπής
  • Επαφές με Οργανισμούς και Επίσημους Φορείς για την οικονομική τους συμβολή στην επιστημονική εκδήλωση, μέσω χορηγιών
  • Έκδοση τιμολογίων, αποστολή τους με courier στους χορηγούς και επικοινωνία για την εξόφλησή τους
  • Έκδοση νόμιμων αποδείξεων για τις εγγραφές των συνέδρων
  • Διαρκής οικονομικός έλεγχος εσόδων- εξόδων
  • Σύνταξη και παροχή Αναλυτικών Συνολικών Στατιστικών Στοιχείων του Συνεδρίου καθώς και του Οικονομικού Απολογισμού της Εκδήλωσης και παρουσίασή τους στον Πρόεδρο και την Οργανωτική Επιτροπή

Στοιχεία Επικοινωνίας

Εθν. Αντιστάσεως 101,
55 134 Καλαμαριά, Θεσσαλονίκη

2310 460 682, 2310 460 652

2310 435 064

info@praxicon.gr

ΜΗΤΕ 0933Ε60000071200

©2017 Praxicon. All Rights Reserved.